Kodeks Postępowania GfK
A. Preambuła
W myśl przyjętych przez nas Wartości korporacyjnych najcenniejszym składnikiem majątku spółki GfK są jej pracownicy. Reprezentując wspólnie jedyny w swoim rodzaju kapitał złożony z uzdolnień, wiedzy oraz kreatywności, pracownicy stanowią najważniejszy z zasobów spółki, będący kluczem do jej sukcesów. W GfK pracowników zachęca się do odkrywania i rozwijania swoich uzdolnień, aby mogli jeszcze lepiej przyczyniać się do realizacji wspólnych celów Grupy. Popiera się i godziwie wynagradza inicjatywę, oddanie i ciężką pracę. Kluczem do sukcesu jest uczciwość, sprawna komunikacja oraz dobre stosunki w środowisku pracy na wszystkich szczeblach i we wszystkich jednostkach organizacyjnych GfK.
GfK przywiązuje ponadto dużą wagę do utrzymywania dobrych stosunków handlowych ze swoimi kontrahentami, dbając o uczciwość i dyskrecję oraz pielęgnując atmosferę wzajemnego zaufania. Pracownicy GfK są zobowiązani wypełniać swoje obowiązki wobec klientów, którzy stanowią główny przedmiot naszej działalności handlowej, w kompetentny i sprawny sposób, wykazując się dokładnością i niezawodnością.
Przestrzeganie niniejszego Kodeksu Postępowania to nie tylko obowiązek, który dotyczy członków kadry kierowniczej, lecz także element osobistego zaangażowania, jakiego GfK wymaga od wszystkich swoich pracowników. Co za tym idzie, ścisłe stosowanie się do Kodeksu Postępowania stanowi nieodzowny, obowiązkowy element Wartości korporacyjnych oraz Systemu zarządzania ryzykiem obowiązującego w GfK.
B. Zasady ogólne
Potencjalny konflikt interesów
Postępowanie pracowników związane z wypełnianiem obowiązków służbowych na rzecz spółki oraz poza nią to klucz do długofalowych sukcesów w działalności gospodarczej GfK. Postępowanie to powinno w jak największym stopniu odzwierciedlać nadrzędną zasadę, w myśl której "wspólny interes GfK ma pierwszeństwo przed interesem jednostki”.
Osobiste i prywatne interesy pracowników nie mogą mieć żadnego wpływu na stosunki lub decyzje służbowe, które powinny być podyktowane wyłącznie względami ekonomicznymi i etycznymi. Potencjalne konflikty interesów należy rozpatrywać otwarcie, aby zabezpieczyć GfK, strony trzecie oraz kontrahentów i pracowników spółki. Zgłoszenie potencjalnego konfliktu interesów pozwoli uniknąć ewentualnych podejrzeń o nieuczciwe lub niewłaściwe postępowanie.
W przypadku wystąpienia konfliktu interesów pracownik nie ma prawa samodzielnie podejmować decyzji i jest zobowiązany poinformować o zaistniałej sytuacji swojego przełożonego w celu uzyskania uprzedniej zgody.
Ustalenia prawne i zasady etyki zawodowej
Grupa GfK oraz jej pracownicy zobowiązują się przestrzegać postanowień niniejszego Kodeksu Postępowania oraz lokalnie obowiązujących przepisów prawa i ustaw, a także stosować się do lokalnie przyjętych praktyk obowiązujących w obrocie gospodarczym. Dotyczy to między innymi sankcji finansowych stosowanych przez Unię Europejską [http://ec.europa.eu/comm/external_relations/cfsp/sanctions/list/version4/global/e_ctlview.html]. Wszelkie odstępstwa od zwyczajowo lub lokalnie przyjętych praktyk skutkujące naruszeniem obowiązującego prawa są niedopuszczalne.
Żadnego z postanowień zawartych w niniejszym Kodeksie Postępowania nie należy rozumieć ani interpretować jako próby manipulowania obowiązującymi prawami i przepisami lub też próby ich naruszenia.
Grupa GfK oraz jej pracownicy zobowiązują się w szczególności do postępowania zgodnie z zasadami etyki zawodowej oraz wytycznymi dotyczącymi krajowych i międzynarodowych badań rynkowych określonymi w Międzynarodowym Kodeksie Postępowania w Badaniach Rynkowych i Społecznych ESOMAR
http://www.esomar.org/uploads/pdf/ps_cg_icccode.pdf
oraz w Normach i Zasadach Etyki w Badaniach Rynku określonych przez CASRO
http://www.casro.org/codeofstandards.cfm
Pracownicy muszą uwzględniać te wytyczne w swoim zachowaniu oraz kierować się nimi podczas wypełniania swoich obowiązków służbowych.
Ochrona i bezpieczeństwo danych
W każdych okolicznościach należy dbać o zachowanie poufności procesów biznesowych. Przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych oraz wypełnianie zobowiązań w zakresie zapewnienia poufności danych w odniesieniu do kontrahentów oraz stron trzecich stanowi integralny aspekt prowadzenia badań rynkowych i jest niezbędne zarówno w kontekście osobistym, jak i technicznym.
W celu zachowania środków ostrożności wymaga się, aby pracownicy stosowali przyjęte w GfK standardy dla systemów teleinformatycznych umożliwiające skuteczną ochronę danych osobowych oraz zabezpieczenie danych.
Prawo własności intelektualnej
Własność intelektualna GfK w postaci patentów, marek oraz wiedzy praktycznej (know-how), a także wyników i ustaleń badań prowadzonych przez GfK w ramach świadczenia usług na rzecz klientów, podlega ochronie przed wykorzystywaniem i przekazywaniem stronom trzecim bez należytego upoważnienia.
Pracownicy mają obowiązek powziąć wszelkie niezbędne środki ostrożności w celu zabezpieczenia wspomnianych niematerialnych składników majątku GfK.
Ochrona środowiska
GfK przywiązuje dużą wagę do ochrony środowiska oraz oszczędnego gospodarowania zasobami naturalnymi. Grupa GfK i jej pracownicy muszą o tym pamiętać i dążyć do tego, by korzystając z zasobów w związku z realizacją celów służbowych ograniczać ich zużycie do niezbędnego minimum.
C. Zasady zachowania
Zachowanie w kontaktach osobistych
W swoich kontaktach z klientami, dostawcami oraz współpracownikami Grupa GfK oraz jej pracownicy zobowiązują się przestrzegać zasad przyzwoitości oraz szanować integralność osobistą jednostki i jej prawo do zachowania prywatności.
Pracownicy mają obowiązek odnosić się do siebie otwarcie, uczciwie i z szacunkiem oraz, gdy to konieczne, współpracować ze sobą w celu rozstrzygnięcia ewentualnych kwestii spornych.
Pracownicy oraz strony trzecie maja prawo do równego traktowania bez względu na płeć, wiek, wyznanie lub przekonania, orientację seksualną, niepełnosprawność lub pochodzenie etniczne. Prześladowanie oraz dyskryminowanie jest zakazane i uznawane za niedopuszczalne, a wszelkie próby dyskryminowania bądź znieważania pracowników lub stron trzecich, czy to bezpośrednio czy pośrednio, w jakikolwiek sposób, będą skutkować wszczęciem postępowania dyscyplinarnego.
Stosunki handlowe o charakterze międzynarodowym muszą być oparte na poszanowaniu tradycji i obyczajów przyjętych w innych krajach.
Grupa GfK oraz jej pracownicy i kadra kierownicza mają obowiązek współtworzyć środowisko pracy wolne od wszelkiej dyskryminacji.
Przyjmowanie prezentów i innych równorzędnych korzyści majątkowych
Podczas wypełniania obowiązków służbowych może zaistnieć sytuacja, w której pracownicy GfK oraz ich rodziny, GfK lub strony trzecie, w zależności od indywidualnych okoliczności, będą mieli okazję otrzymać prezent lub inną korzyść majątkową od stron trzecich, lub też przekazać prezent lub inną korzyść majątkową osobom trzecim. Prezenty oraz korzyści majątkowe są w tym kontekście rozumiane jako bezpośrednie lub pośrednie świadczenia, do których osoba obdarowana nie jest uprawniona i których przyjęcie może wywołać poczucie osobistego zobowiązania ze strony obdarowanego, wywierając wpływ na proces podejmowania decyzji podczas wypełniania przez obdarowanego obowiązków służbowych.
Z tego powodu pracownikom GfK zabrania się przyjmowania prezentów lub świadczeń od osób lub podmiotów gospodarczych, czy to dla siebie, czy to dla stron trzecich, a także proponowania prezentów lub świadczeń w imieniu GfK osobom lub podmiotom gospodarczym podczas nawiązywania lub podtrzymywania przez nich stosunków handlowych z GfK.
Wyjątek stanowią drobne prezenty o symbolicznej wartości, takie jak okolicznościowe upominki grzecznościowe lub reklamowe, a także okolicznościowe zaproszenia uznawane za powszechnie przyjęte w kontekście standardowych praktyk w tym zakresie obowiązujących w obrocie gospodarczym. Świadczenia wzajemne można przyjmować lub przekazywać wyłącznie pod warunkiem, że są one właściwe z punktu widzenia klientów lub GfK.
Prezent lub korzyść majątkową uznaje się z zasady za właściwą, jeżeli wartość korzyści indywidualnej nie przekracza 1% średniego miesięcznego wynagrodzenia brutto. Zasada ta ma zastosowanie do pojedynczej korzyści indywidualnej lub prezentu przypadających na jednego kontrahenta w skali jednego roku. We wszystkich innych przypadkach wymagane jest uzyskanie uprzedniej zgody przełożonego, o ile to możliwe w formie pisemnej. W razie wątpliwości tytuł własności do korzyści otrzymanych przez pracownika GfK musi zostać przeniesiony na GfK. W niektórych przypadkach otrzymanie prezentu lub korzyści majątkowej będzie wiązało się z koniecznością uiszczenia przez obdarowanego podatku dochodowego; prawidłowe zadeklarowanie uzyskanego dochodu jest obowiązkiem pracownika.
Niezależność i bezstronność decyzji i oświadczeń
Pracownicy mają obowiązek podejmować decyzje wchodzące w zakres ich kompetencji w zakresie swoich pełnomocnictw w oparciu o dostępne informacje, pomijając interes prywatny i kierując się wyłącznie interesem GfK. Wszelkie oświadczenia wydawane przez pracowników GfK w imieniu spółki muszą być zgodne z prawdą, wyczerpujące i stosowne do okoliczności.
Pracownicy GfK muszą unikać zawierania umów z dostawcami, z którymi utrzymują kontakty o charakterze pozazawodowym, ponieważ mogłoby to prowadzić do wystąpienia konfliktu interesów. Zawierając kontrakty, należy brać pod uwagę wyłącznie obiektywne kryteria. Ta sama zasada dotyczy również wyboru i oceny pracowników.
W przypadku możliwości wystąpienia konfliktu interesów wymagane jest uzyskanie uprzedniej zgody przełożonego, o ile to możliwe w formie pisemnej.
Dodatkowe zatrudnienie i zaangażowanie kapitałowe
Przez dodatkowe zatrudnienie rozumie się sytuację, w której członek personelu świadczy usługi, czy to za wynagrodzeniem, czy też nieodpłatnie, poza podstawowym stosunkiem pracy wynikającym z zatrudnienia w GfK. Dodatkowe zatrudnienie dopuszcza się wyłącznie w przypadku, gdy nie utrudnia ono pracownikowi wypełniania obowiązków służbowych w ramach podstawowego stosunku pracy, ani też nie zmniejsza wydajności zatrudnionej osoby (osób), a także nie powoduje wystąpienia konfliktu interesów.
Podjęcie dodatkowego zatrudnienia za wynagrodzeniem wymaga uzyskania uprzedniej zgody GfK.
Uważa się, że do konfliktu interesów dochodzi zawsze w przypadku, gdy występuje powiązanie finansowe pomiędzy pracownikiem a kontrahentami GfK, a także w przypadku gdy pracownik podejmuje dodatkowe zatrudnienie w obszarze działalności, w którym działa GfK. Za tego rodzaju dodatkowe zatrudnienie uznaje się również zaangażowanie kapitałowe pracownika.
Informacje wewnętrzne
Pracownikom zabrania się wykorzystywania do celów prywatnych lub na korzyść stron trzecich wszelkich informacji, które znalazły się w ich posiadaniu w związku z wypełnianiem przez nich obowiązków służbowych. Pracownicy, którzy uzyskali informacje dotyczące działalności GfK lub jej klientów mogące mieć potencjalny wpływ na notowania giełdowe, mają obowiązek zapewnić poufność takich informacji, nie dopuszczając do ich przekazania stronom trzecim. Wszelkie próby wykorzystania takich informacji przez pracownika do celów prywatnych lub na korzyść stron trzecich są surowo wzbronione.
Odrębność wydatków prywatnych i służbowych
Pracownicy są zobowiązani zachować ścisłą odrębność wydatków prywatnych i wydatków służbowych. Zabrania się regulowania wydatków prywatnych środkami pochodzącymi z rachunków GfK. W przypadku wydatków na cele reprezentacyjne oraz rozliczeń kosztów podróży służbowych należy przestrzegać zasady, w myśl której zakres poniesionych wydatków i czas, w którym zostały one poniesione, musi mieć związek z realizacją celów służbowych przez pracownika. W sytuacji gdy oddzielenie wydatków prywatnych od wydatków służbowych jest utrudnione, wymaga się, by pracownik uzyskał uprzednią zgodę przełożonego.
Zabrania się powierzania prywatnych zleceń kontrahentom GfK w przypadkach, w których mogłoby dojść do konfliktu interesów.
Zabrania się wykorzystywania zasobów będących własnością GfK lub klientów GfK, takich jak zasoby rzeczowe czy środki finansowe, do celów prywatnych pracownika, o ile nie ustalono inaczej.
D. Upowszechnianie
Zarząd GfK, kadra kierownicza spółki oraz organy zarządzające wszystkich spółek zależnych oraz wszystkich jednostek organizacyjnych należących do Grupy GfK zobowiązują się aktywnie wspierać proces upowszechniania niniejszego Kodeksu Postępowania oraz egzekwować na bieżąco wdrażanie w praktyce zawartych w nim wytycznych.
Na członkach kadry kierowniczej GfK spoczywa szczególna odpowiedzialność. Uznając moc wiążącą niniejszego Kodeksu Postępowania, potwierdzają oni, iż zrozumieli jego treść i zobowiązują się ściśle go przestrzegać.
Niniejszy Kodeks Postępowania nie może być również elementem umów o pracę zawieranych z pracownikami GfK, stanowi jednak ważną składową wytycznych GfK. Jednakże wartości, które reprezentuje, mają dla GfK pierwszorzędne znaczenie. Wszelkie naruszenia niniejszego Kodeksu Postępowania będą karane i mogą skutkować wszczęciem postępowania dyscyplinarnego.
E. Informacje poufne, skargi i zgłoszenia (sygnalizowanie nieprawidłowości)
GfK zachęca wszystkich pracowników, którzy powzięli informację o naruszeniu przepisów prawa lub wewnętrznych regulaminów GfK, lub też żywią uzasadnione podejrzenie, że doszło do takiego naruszenia, by zgłaszali tego rodzaju przypadki, korzystając z oficjalnych kanałów. Aby tego dokonać, pracownicy mogą skontaktować się ze swoimi menedżerami liniowymi, Dyrektorami Zarządzającymi, Działem Kontroli Wewnętrznej GfK SE lub Działem Kadr.
Pracownik, który nie chce skorzystać z wymienionych wyżej kanałów, ma ponadto możliwość przekazania jawnego lub anonimowego doniesienia na ręce radcy prawnego Hansa-Otto Jordana. Pan Jordan ma obowiązek wszcząć postępowanie wyjaśniające w przypadku każdego otrzymanego zgłoszenia oraz podjąć odpowiednie działania, korzystając w miarę potrzeby ze wsparcia z zewnątrz.
Tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia podlega zasadom zachowania ścisłej poufności. Podczas rozpatrywania doniesień przestrzega się przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Równocześnie gwarantuje się pracownikom, że wszelkie doniesienia tego rodzaju nie będą traktowane jako przypadki nadużycia zaufania i nie staną się przyczyną prześladowania osoby dokonującej zgłoszenia pod warunkiem, że zgłoszenia dokonano w dobrej wierze i z przeświadczeniem o prawdziwości ujawnianych faktów.
Grupa GfK żywi przekonanie, że jej pracownicy będą roztropnie posługiwać się tym instrumentem, kierując się praworządnością i powstrzymując się od wykorzystywania go do nieuczciwych celów.
Aby uzyskać więcej informacji, należy skontaktować się z Hansem-Otto Jordanem, wysyłając wiadomość elektroniczną na adres jordan@gfk-ombudsmann.com
Media społecznościowe
